Riordinare i documenti della tua attività per vivere sereno ed evitare di perdere tempo.

Sono le 15:30 di un venerdì qualunque, una mail lampeggia minacciosa dal monitor del tuo computer: è il commercialista (mannaggia-a-lui) che ti ricorda gentilmente la scadenza per consegnare la documentazione contabile del trimestre. “E che ci vuole -ti dici-, ho tutto qui”. Apri il cassetto della scrivania e spunta fuori una babele scomposta di scontrini sbiaditi e ricevute vecchie di 6 mesi. E sai già che ti maledirai da lì alle prossime due ore – tempo che passerai a riordinare i documenti della tua attività.

Se ti sei rispecchiato nelle righe scritte qui sopra non preoccuparti, ci siamo passati tutti prima o poi. Solo che, per esperienza, ti suggerisco di correggere da subito le cattive abitudini, in modo da risparmiarti un’inutile perdita di tempo e magari anche di denaro.

Devi sapere che purtroppo ho una pessima memoria (davvero pessima, credimi), il che se da un lato offre numerosi vantaggi (posso rileggere lo stesso libro 5 volte prima di trovarlo noioso, non ti spoilererò mai il finale di un film, non assillo mio marito con la storia degli anniversari da ricordare etc.) dall’altra può essere una gran seccatura in ambito lavorativo. Come ho rimediato? Imponendomi di riordinare e catalogare subito tutti i documenti (oltre ovviamente ad aver sottoscritto una fornitura a vita di post-it). Lo facevo con le bollette e le scadenze di casa prima e ora lo faccio con la mia attività.

Gestire la parte burocratico-amministrativa era una delle cose che mi spaventava dell’avviare la mia attività, ma mi sono resa conto che con poche, semplici buone abitudini non è poi così difficile.

Di fatto parto da un semplice e banale concetto: tengo in ordine i documenti e cerco di avere sempre sott’occhio il totale fatturato, poi per tutto il resto mi appoggio ovviamente al commercialista.

Piccola premessa: la mia gestione è molto semplice per due motivi, 1. ho una piccola attività e 2. sono in un regime agevolato (forfetario), per cui non ho iva da versare, spese da detrarre etc.

Ecco quindi come mi organizzo io:

💰 Entrate: le fatture emesse vengono scansionate con la relativa marca da bollo e salvate sia su pc che in cloud (io uso Google Drive), l’originale finisce in una busta per il commercialista, con allegata relativa contabile di pagamento. Una copia (cartacea) finisce in un raccoglitore ad anelli (suddiviso per anno di attività). Sulla mia copia mi scrivo anche quando e come è stata pagata la fattura. Così se mi servisse risalire al pagamento mi basta un colpo d’occhio per ritrovare il tutto.

💸 Uscite: pur non potendo scalare le spese (per via del regime in cui sono) tengo comunque traccia di tutte le spese che effettuo con la partita iva, in modo da aver ben chiaro cosa entra e cosa esce (😱). Anche qui scansiono eventuali ricevute/fatture cartacee e le salvo in cloud. La mia copia cartacea finisce nel raccoglitore con indicato sopra data e mezzo di pagamento. L’originale finisce nella busta per il commercialista.

👨‍💻 Commercialista: la documentazione da portare al commercialista non sto a suddividerla mese per mese, ma la raggruppo a trimestri. Se si emettono molte fatture o si hanno molte spese sarebbe meglio suddividere tutto mese per mese, in modo da far avere le cose in modo graduale al commercialista e non avere troppe cose da riordinare.

Io ho il commercialista vicino a casa, quindi ne approfitto per fare due passi e per portare la documentazione cartacea, ma se il tuo commercialista è lontano o preferisce la documentazione online suggerisco di tenerla già pronta/scansionata in una cartella apposta sul tuo pc. In modo che quando sarà ora di consegnarla (ogni mese o ogni trimestre) tu abbia già tutto sotto mano e non debba perdere tempo a cercarla. Di solito io mi metto un allarme sul cellulare per ricordarmi la scadenza entro la quale devo far avere le cose al commercialista.

📈 Riepilogo: Se non usi un gestionale o non ti appoggi a siti esterni come ‘Fattureincloud’ o ‘Fatture24’ ti consiglio comunque di tenere nota delle entrate e delle uscite su un file, in modo da avere sempre sott’occhio cosa entra e cosa esce. 

Riordinare i documenti della tua attività: parola d’ordine… ordine!

Non ne esci. Se vuoi evitare di dimenticarti le cose o di saltare le scadenze l’unica soluzione è riordinare con costanza. Se viaggi molto per lavoro ad esempio, ti suggerisco di tenere sempre in auto una busta in cui inserire scontrini e ricevute e IMPONITI di svuotarla ogni settimana. Se già sai che non riuscirai a essere costante puoi provare ad associare un giorno fisso al riordino dei documenti. Ad esempio io lo faccio il sabato mattina, mentre ascolto la radio o un podcast.

Tutto questo ti sembra assurdo e già conti di avere a che fare con scontrini sbiaditi for ever and ever? Non disperarti, puoi sempre delegare! Se ti serve una mano contattami e vediamo se e come posso esserti utile.