Multitasking: cos’è e come evitarlo

Devo dire che questo post lo scrivo in primis per me. Ebbene sì, lo ammetto: ho il vizio del multitasking. Ecco l’ho detto. Sono sicura che sai cosa intendo… stai scrivendo il post e ti arriva una mail, “ok – ti dici – controllo solo un attimo cos’è”… e ti ritrovi a riprendere il post 20 minuti dopo.

🙂 Lo faccio da sempre, ma da quando lavoro online e devo gestire da sola la mia attività ho dovuto trovare assolutamente un modo per evitarlo, perché rendeva le mie giornate poco produttive e frustranti.

Che cos’è il Multitasking?

Il termine arriva dall’informatica: un sistema operativo con supporto per il multitasking (in italiano, multiprocessualità), permette di eseguire più programmi contemporaneamente. Cioè al sistema viene chiesto di lavorare a un processo A e a un processo B insieme, alternandoli. Con il passare del tempo il termine si è esteso al mondo “umano” ed è diventato di uso comune per indicare lo svolgimento di più attività contemporaneamente. E per diverso tempo è stato anche sinonimo di efficienza… “sei multitasking? Ma sei fighissimo!”.

Ora, già il fatto che sia un termine nato per delle macchine dovrebbe farci riflettere e desistere… in ogni caso, per i recidivi come me, vengono in soccorso numerosi studi che dimostrano quanto il multitasking sia dannoso per il nostro cervello. Un sovraccarico di stimoli ci rende meno efficienti e comporterebbe un vero e proprio esaurimento delle cellule cerebrali.

Al di là dell’aspetto scientifico, a livello lavorativo eseguire più cose contemporaneamente aumenta drasticamente la probabilità di fare errori, ci rallenta (sembra un controsenso no?!), ci fa lavorare peggio e in modo meno efficace.

C’è un modo per evitare il Multitasking?

Non credo esista una formula magica, ognuno poi reagisce in modo diverso ai vari impegni e alle urgenze. In linea di massima io sto provando a seguire questi accorgimenti e devo dire, mi stanno aiutando nella gestione delle mie giornate:

• Definisci le tue priorità. Sì parlo proprio della famosa to-do-list di ogni giorno. Cerca di stilarla realisticamente, senza inserire più di quanto sai che potrai fare quel giorno. Metti le priorità in alto e via via a scalare tutto ciò che è meno urgente. Infine nella mia to-do-list lascio uno spazio vuoto per l’imprevisto del giorno – che di solito succede sempre 😉 – Così anche se arriverà l’urgenza o l’imprevisto di turno so che avrò un po’ di tempo da dedicarci.
• Segui la tua To-do-list. Ok, può sembrare scontato, ma credetemi, non lo è. La cosa peggiore è prepararsi una lista e poi non seguirla. In questo, lo ammetto, ci vuole davvero una bella costanza. Però alla lunga è l’unico modo per non perdere tempo!
• Concentrati su un compito alla volta. Questa anche per me è la parte difficile. Decidere diligentemente di occuparmi di un solo incarico e finirlo. Nel mio caso, se so che non devo usare internet,  funziona molto bene spegnere per almeno 40 minuti la connessione e silenziare il cellulare. In questo modo evito di farmi distrarre da mail in arrivo o altro. In ogni caso cerco sempre di non tenere mai più di due finestre aperte sul computer, sempre per evitare distrazioni.
• Concediti delle pause. Dopo che hai terminato un compito o comunque almeno dopo 40 minuti di lavoro ininterrotto, alzati dalla scrivania e concediti una pausa. Puoi fare una piccola passeggiata, bere un caffè, qualunque cosa serva a distrarti. Al tuo ritorno alla scrivania sarai decisamente più produttivo e concentrato.

Seguendo questi accorgimenti ho notato che dopo un po’ di tempo la mia produttività è aumentata e arrivo a fine giornata più soddisfatta e meno stanca.

Tu cosa ne pensi? Quali sono le tue tecniche per evitare il multitasking e organizzarti meglio?