Le giornate di tutti noi sono composte da 24 ore, parte delle quali sono dedicate (si spera!) al riposo e alla vita personale. E allora perché alcuni riescono a fare un trilione di cose al lavoro e altri arrivano a sera con la sensazione di aver solo rimandato il rimandabile? Semplice, il segreto sta nella capacità di gestire il proprio tempo in modo efficiente. Non esistono formule magiche e non tutto funziona per tutti allo stesso modo: alcune persone riescono in maniera naturale a ottimizzare i tempi, altre hanno trovato dei sistemi che le aiutano a risparmiare tempo. Ecco una serie di piccoli consigli che spero possano aiutarti a cambiare prospettiva e a organizzarti meglio sul lavoro! 🙂

Gestire il proprio tempo: le situazioni ripetitive

Questo dovrai ripetertelo come un mantra: tutte le cose che si ripetono rappresentano una potenziale perdita di tempo. Pensa a un problema ricorrente che succede nella tua azienda… quanto tempo perdi ogni volta per risolverlo? Non varrebbe la pena analizzare a fondo i processi, trovare l’origine del problema e provare a pensare a una soluzione? Lo so, non è una strada semplice e sicuramente ci dovrai investire del tempo (investire, che è diverso dal perdere, ricorda), ma sarà tempo che riavrai indietro tutte le volte che quel problema non si ripeterà in futuro.

Allo stesso modo anche le attività ripetitive e di routine dovrebbero venire sistematizzate in modo da poterle delegare. Ci sono attività ricorrenti che segui sempre tu, ma che non appartengono alla sfera creativo-imprenditoriale della tua azienda? Il primo passo è mettere a punto una procedura, delle linee guida che indichino come va fatta quell’attività. Totale tempo investito? Qualche ora, massimo qualche giorno e poi potrai dimenticartene e delegare più facilmente e con più serenità.

Ridurre le inefficienze

Può sembrare un po’ esagerato, ma se ci pensi bene sai che è così: ciò che non funziona perfettamente ti può causare una perdita di tempo. La stampante si blocca sempre? Il computer continua a darti quel maledetto errore e devi riavviarlo? Certo, non sono situazioni urgenti, non è il caso di preoccuparsi subito e quindi rimandi e rimandi… Ma alla fine quanto tempo perdi per colpa di strumenti non proprio performanti?

Ridurre le inefficienze nella tua attività significa fare in modo che gli strumenti che usi siano perfettamente funzionanti. Il guasto occasionale o l’imprevisto ci possono stare, ma anche qui se la cosa si ripete ti conviene rimediare subito.

Se temi i costi tieni sempre a mente che anche il tuo tempo ha un valore. E perdere tempo ti costa denaro.

Ogni cosa al proprio posto

Osserva la tua scrivania: è sommersa da carte e documenti? Sapresti individuare a colpo d’occhio le cose che devi fare oggi da quelle che puoi fare domani?

Può sembrare banale, ma una scrivania e un ufficio in ordine sono il primo passo per ridurre le perdite di tempo. Sforzati di riporre le cose sempre al solito posto, sistema i documenti in base all’importanza o all’urgenza, crea una to-do-list giornaliera e tienila ben visibile. Cataloga e archivia i documenti che non ti servono, riponi le spese sempre nello stesso posto. Piccoli accorgimenti che renderanno le tue giornate più fluide.

La regola dei due minuti… e qualche eccezione

Questa idea viene direttamente dal libro di David Allen “Getting Things Done”: se una cosa può essere fatta in due minuti, falla. Non rimandare, non procrastinare.

Di per sé l’idea è utile, ma attenzione perché potrebbe diventare una fonte di distrazione. Va bene smaltire i lavori veloci, ma occorre mantenere un equilibrio tra ciò che si deve fare e ciò che può essere rimandato. Essere interrotti da mille piccole attività alla lunga non ti fa andare avanti nella lista delle cose da fare in giornata, quindi a volte può essere utile dire no alle interruzioni e rimandarle al giorno successivo.

Gestire le mail

Se sei uno di quelli che tiene sempre la posta elettronica aperta sappi che questo influisce negativamente sulla tua produttività: avere le mail sempre davanti è fonte di distrazione e, alla fine della giornata, di frustrazione. 

L’ideale sarebbe quello di chiudere la posta elettronica e di aprirla solo in determinati momenti della giornata, in base al volume di e-mail che ricevi. In questo modo quando ti dedichi alla posta elettronica sarai più concentrato e più produttivo.

Se ricevi molte e-mail ogni giorno cerca di smistarle subito in base alle priorità e di toglierle dalla casella ‘posta in arrivo’. Tenere 150 mail in arrivo di cui alcune lette e altre no ti farà perdere qualcosa di sicuro. Un buon sistema è quello di occuparsi subito delle mail più veloci, quelle per le quali ti bastano pochi minuti per rispondere. E sistemare le altre in una sorta di To Do List dandoti una scadenza in modo da non procrastinare troppo. Ricevi una richiesta di preventivo? Ottimo, puoi inserirla nelle cose da fare il giorno successivo e la mail la sposti in una cartella “Preventivi” o altro. In questo modo smisti la posta in arrivo e al tempo stesso ti dai una scadenza, in modo da non correre il rischio di dimenticarti qualcosa.

Gestire il proprio tempo: trovare ciò che fa per noi

Questi sono solo alcuni spunti per cercare di gestire il proprio tempo in maniera efficiente, ovviamente poi ognuno trova il sistema più adatto alle proprie esigenze e alla propria indole personale. L’importante è prendere coscienza delle cose che ci rallentano o ci causano frustrazione e provare a risolverle. Per vivere e lavorare meglio!

E tu? Sei soddisfatto della gestione del tuo tempo o pensi di doverti riorganizzare? Lasciami le tue opinioni nei commenti!