Quando ho iniziato a lavorare come Assistente Virtuale e quindi ad aiutare imprenditori e professionisti a svolgere le loro attività “secondarie” ero convinta che la cosa più difficile per un imprenditore fosse DECIDERE di lasciar andare qualche mansione, oppure SCEGLIERE cosa delegare. Con il tempo però ho capito che non sempre è così, molto spesso infatti succede che la delega non solo non alleggerisca le loro giornate, ma generi ancora più confusione. In questo caso quindi l’imprenditore si scoraggia e inizia a pensare che delegare sia una perdita di tempo oppure non faccia per lui.
Il problema spesso non è la delega in sé, ma quello che c’è dietro. Magari demandano qualcosa di non rilevante ai fini della loro attività, oppure lo fanno in modo sbagliato. La delega infatti è solo l’ultimo passo di un processo che richiede pazienza, analisi e tempo. Ecco quindi 4 Step necessari per una DELEGA EFFICACE, ovvero COSA fare PRIMA di pensare alla delega. 🙂
🎯 Attenzione: questi passi sono utili e importanti ANCHE se hai deciso che non è ancora il momento di delegare o non hai ancora i mezzi. Ti servono per avere una visione più chiara e strategica della tua attività. E quando sarà il momento di delegare… sarai pronto a farlo al meglio!
#1 ANALIZZA
Il primissimo passo da fare è analizzare. Analizzare cosa? Le tue attività, quello che fai ogni giorno per lavoro. Puoi farlo in vari modi, un metodo molto semplice e a mio avviso molto efficace è quello di scrivere nero su bianco tutte le attività che svolgi per la tua impresa suddividendole per argomenti, una cosa del genere:
Scrivere nero su bianco ciò che fai giornalmente/settimanalmente/mensilmente ti permette di avere una visione di insieme di tutto ciò che fai e ti servirà per i passi successivi.
Ps: Il metodo con suddivisione per categorie è suggerito da Cecilia Sardeo e lo trovo semplice e molto intuitivo! Da qualche settimana sto frequentando la sua Biz Academy, una vera miniera di informazioni utili per far crescere un business online!
#2 ELIMINA
Ora che hai davanti a te tutto ciò che fai per il tuo business dovrai eliminare il superfluo. E questo secondo me è uno dei passi più difficili. Se facciamo qualcosa di sicuro è perché siamo convinti che serva. In realtà non è sempre così e lo puoi scoprire solo analizzando attentamente le varie attività che hai inserito nel tuo “tabellone”.
Credo che tu conosca il “principio di Pareto o legge 80/20”, questo principio – applicabile a una miriade di ambiti – recita di base: “circa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti”. Il che tradotto in chiave business significa che il 20% delle tue attività porta l’80% del tuo fatturato. Una volta individuate le attività fondamentali ti accorgerai che tutto il resto è secondario, a volte addirittura eliminabile.
📌 Alcuni esempi: hai un profilo/pagina per ogni social? Quali sono quelli realmente utili alla tua attività? Se ti fermi a riflettere magari scopri che sei su Twitter solo per abitudine e che non ti porta un effettivo ritorno in termini di business… oppure continui a cercare nuove immagini per i tuoi post, quando in realtà nel tempo ne hai già scaricate un’infinità e basterebbe semplicemente catalogarle meglio.
#3 AUTOMATIZZA
Ora è il momento di verificare se e cosa puoi automatizzare, ovvero se qualche task semplice e ripetitiva può essere svolta (anche solo in parte) da un computer. Grazie a programmi e App sempre più evoluti possiamo automatizzare più di quello che pensi. Magari se non sei un fan della tecnologia puoi farti consigliare dal tuo programmatore/webmaster. Ricorda, lo scopo dell’automatizzazione è quello di semplificare i processi e velocizzare compiti ripetitivi, non complicarti la vita.
📌 Alcuni esempi: utilizzare programmi come Hootsuite per pubblicare i post in automatico su più social, o Docusign per non dover stampare/firmare/scansionare ogni documento, o ancora connettere e velocizzare le tue attività tramite programmi tipo Zapier.
#4 CREA DELLE PROCEDURE
Tutte le attività ripetitive dovrebbero avere una procedura documentata, lo so che può sembrare una perdita di tempo specialmente se hai una piccola attività, ma avere delle procedure o degli schemi operativi può servirti a:
- Ricordare quello che hai fatto e i passaggi che hai seguito (se magari è un’attività che svolgi solo ogni tanto).
- Verificare che quella sia effettivamente la procedura più efficace e, in caso contrario, correggere. Spesso facciamo le cose in automatico e senza pensarci, fermarci a riflettere sui vari passaggi può essere utile per rendere il processo più efficiente.
- Essere sicuro che, seguendo la procedura scritta, qualcun altro potrà fare quell’attività senza sbagliare.
All’inizio non riuscirai a definire una procedura o uno schema per ogni attività, non importa, ciò che conta è continuare a lavorarci per migliorare il tuo lavoro e quello del tuo team.
#5 E INFINE… DELEGA
A questo punto dovresti avere ben chiaro quali sono le attività che svolgi, quelle più utili e quelle meno, quelle che ti piacciono e quelle che no e puoi quindi passare alla fase finale: la delega. Un suggerimento? Inizia a demandare piccoli incarichi, ad esempio quelli che hanno già una procedura che ti sembra che funzioni. Poi, man mano che definisci le altre procedure o implementi nuove attività potrai delegare in modo più massiccio, ma comunque senza perdere la visione generale del tuo business.
DELEGA EFFICACE: TROVA IL TUO PROCESSO
Magari gli esempi che ti ho riportato ti sembreranno banali o non replicabili per la tua attività, non importa, ogni business è diverso e non esiste una strada uguale per tutti. L’invito che ti faccio è comunque di prenderti un attimo per riflettere e analizzare ciò che fai ogni giorno per lavoro. Specialmente se ci sono delle aree che non ti soddisfano o se pensi di perdere troppo tempo a fare qualcosa. L’idea è di arrivare preparati alla delega, in modo che questa ti sia realmente utile.
Buon lavoro!
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E mentre tu pensi a FAR CRESCERE il tuo Business ricorda che come Assistente Virtuale posso occuparmi delle attività laterali per permetterti di avere più TEMPO da dedicare alla STRATEGIA! 
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