Anche oggi Mario arriva in ufficio ben prima dei suoi collaboratori, in fondo è il titolare – si dice come a giustificarsi – e va bene così. Poco importa se anche questa mattina non è andato a correre come avrebbe voluto e, per l’ennesima volta, non ha portato i figli a scuola, e si è pure sorbito le lamentele di sua moglie.
Pazienza, quel che è fatto è fatto, ha una lunga giornata davanti a sé, nella quale conta di portare avanti un bel po’ di progetti.
Accende il computer e intanto beve il primo caffè della giornata. Questo è il momento che preferisce, un nuovo giorno inizia, carico di promesse. Mario sorride. Apre la posta elettronica, ci sono 10 nuovi messaggi e altrettanti in attesa di risposta dal giorno prima. Il sorriso svanisce. Maledette mail, sono la rovina della produttività. Con un sospiro inizia a rispondere a quelle più urgenti. Le richieste di preventivo le mette in evidenza, se ne occuperà più tardi.
Nel frattempo arrivano i primi collaboratori e l’ufficio si anima e prende vita come per magia… addio pace e tranquillità, si dice Mario con un sospiro.
E infatti qualcuno bussa alla porta. È Sara, ha bisogno dell’ok finale per un progetto. Nel frattempo suona il telefono, è il consulente della banca che gli ricorda di inviargli quei documenti importanti. Accidenti, sono sulla scrivania, Mario si scusa e promette che glieli manderà in mattinata. Appena finito con Sara si presenta Paolo, deve assolutamente rivedere alcuni passaggi della proposta ad un cliente. Ha affidato a lui il preventivo perché sa di potersi fidare, è in gamba, un ottimo venditore, ma Mario vuole comunque accertarsi che tutto sia corretto.
Terminata la revisione del preventivo Mario finisce di scremare le mail urgenti e si appunta qualche idea per i prossimi post del blog. Ora che le mail sono smistate si concede un altro caffè, scansiona e invia i documenti al consulente e inizia a metter giù un paio di preventivi. A dire il vero i preventivi potrebbero farli i suoi collaboratori, ma gli piace occuparsene in prima persona.
Senza che se ne renda conto è arrivata l’ora di pranzo, sta per uscire a prendersi un panino al bar sotto l’ufficio, ma suona il cellulare. Mario decide di ignorare le notifiche su Whatsapp – sarà sicuramente sua moglie che gli ricorda la cena con gli amici e una serie di raccomandazioni sull’essere puntuale – e risponde alla chiamata. È Sandro, un cliente di vecchia data, ha un problema con il software, è nel panico e non sa cosa fare. Dopo averlo calmato e aver raccolto più informazioni possibili sul problema Mario lo rassicura dicendogli che manderà un tecnico in giornata.
Nel frattempo i collaboratori rientrano dalla pausa pranzo e qualcuno bussa alla porta…
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Potrei andare avanti e farti vivere la giornata di Mario fino alla fine, ma sono sicura che puoi intuire come prosegue il racconto. Secondo te Mario riuscirà ad arrivare in tempo per la cena? Probabilmente sì, ma arriverà trafelato, con la moglie comunque inferocita e con il pensiero ancora in azienda e alle cose da fare…
Qualche tempo fa ho scritto un articolo sulla gestione del tempo (questo qui), convinta che bastasse un po’ di sana organizzazione… ma davvero il tempo si può gestire? Oppure è soltanto un’illusione e passiamo le giornate a cercare di rincorrere un qualcosa che non si può controllare?
Il TEMPO non si CONTROLLA, il TEMPO si LIBERA.
Non è solo una questione di disciplina e organizzazione, ma di dedicarsi alle giuste attività. Liberare il tempo significa proprio questo: SMETTERE di usare il TUO tempo per attività a “basso valore”, trovando il modo di delegarle ad ALTRI e usare quel tempo “recuperato” per attività ad alto valore.
Come iniziare a LIBERARE il tuo TEMPO in 3 passaggi (+1):
Il modo più semplice è di dividere la tua attività in “settori” e procedere un settore alla volta.
📌 ELIMINA: il primo step è quello più intuitivo e al tempo stesso più difficile. Per liberare del tempo devi eliminare qualcosa che fai TU. E per qualcosa non intendo sottrarre ore al relax o allo sport o alla famiglia. Devi togliere qualcosa dalle ore lavorative. Sì ma cosa? Tutto quello che non ha un forte impatto sul tuo business. Prendiamo Mario per esempio. Secondo te quali cose ha fatto in prima persona, che non avevano un grande impatto? Smistare le mail, ad esempio. Oppure scannerizzare e inviare i documenti alla banca. Queste sono tutte attività a basso valore che avrebbe potuto eliminare dalla sua “to do list”. Altra cosa sono le attività che hanno un certo peso, ma che sono ricorrenti e replicabili. Preparare i preventivi o rispondere alle chiamate dei clienti che hanno un problema tecnico, ad esempio.
📌 CREA SISTEMI: come fare per “toglierti” le attività a basso impatto o replicabili senza mandare in rovina l’azienda? (Perché so che stai pensando questo). Devi creare dei sistemi, delle procedure, dei protocolli operativi (chiamali come vuoi) che dicano esattamente come svolgere una determinata attività. Prendiamo ad esempio l’assistenza clienti. Come deve comportarsi chi riceve la segnalazione? Quali risposte deve dare? Entro quanto tempo si deve allertare il tecnico? Quando è necessario mandare il tecnico? Questo serve non solo a poter “delegare” con più serenità, ma anche a rendere veramente replicabile un’attività. Magari ora hai una persona che segue l’assistenza tecnica, ma se il reparto dovesse aumentare potrai usare i protocolli per formare più rapidamente il nuovo personale.
📌 DELEGA: man mano che crei i protocolli puoi finalmente liberarti delle attività a basso valore o comunque di tutte quelle attività ripetitive che non richiedono il “guizzo” dell’imprenditore delegandole ai tuoi dipendenti, a dei collaboratori/consulenti esterni. Come rendere una delega veramente efficace? Leggi questo articolo se ancora non l’hai fatto :).
📌 e infine VERIFICA: stabilisci dei sistemi di verifica periodica, chiedendo dei report settimanali, ad esempio. In questo modo sarai aggiornato sulle attività che non svolgi in prima persona e potrai eventualmente aggiustare il protocollo se qualcosa non va come dovrebbe. Attenzione però a non far diventare il passaggio della verifica l’ennesimo collo di bottiglia che ti intasa le giornate (vedi l’ok ai preventivi di Mario). Il sistema di verifica deve essere qualcosa di rapido e non deve portarti via troppo tempo.
Eliminare, semplificare, creare sistemi di lavoro può sembrarti una perdita di tempo, ma non lo è se pensi a tutto il tempo che recupererai in seguito. In oltre ti suggerisco di coinvolgere i tuoi dipendenti/collaboratori in tutte le varie fasi, li farà sentire responsabilizzati e ti saranno utili per identificare eventuali criticità.
Automatizzare e slegare da te determinati processi è il primo passo per far crescere la tua attività. Solo quando sarai libero dalla gestione ordinaria e ripetitiva potrai dedicarti alla parte “straordinaria” che è compito e fine ultimo di ogni imprenditore.
Cosa aspetti? Inizia subito a liberare il tuo tempo!
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E mentre tu pensi a FAR CRESCERE il tuo Business ricorda che come Assistente Virtuale posso occuparmi delle attività laterali per permetterti di avere più TEMPO da dedicare alle COSE veramente IMPORTANTI!
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