Qualche giorno fa, mentre parlavo con alcuni imprenditori e spiegavo in cosa consiste il mio lavoro di Assistente Virtuale Multilingue, uno di loro – titolare di una piccola azienda – mi ha detto: «Interessante, peccato che io ho già un ufficio estero. Ho due ragazzi che si occupano di tutto, sono davvero molto bravi!».

Pensava erroneamente che un’Assistente Virtuale non potesse coesistere con un ufficio estero, anzi che fosse superflua. In realtà non è così e per fortuna ho avuto modo di spiegarglielo! 🙂

Assistente Virtuale Multilingue: il supporto linguistico (anche) per l’ufficio estero.

Nelle piccole attività in genere l’ufficio estero è composto da poche persone, magari con diverse conoscenze linguistiche, in modo che possano coprire più aree geografiche. Di solito queste persone si occupano di tutti gli aspetti legati al mercato estero, dal rapporto con i clienti alla predisposizione del materiale commerciale. È un po’ il bello di lavorare nelle piccole realtà: si svolgono varie mansioni, si ha la possibilità di seguire tutti gli aspetti del processo di vendita e questo da una visione completa delle dinamiche aziendali. E lo so per esperienza diretta, io stessa ho lavorato nell’ufficio estero di una piccola azienda.

Il rovescio della medaglia è che a volte, nel marasma delle cose da fare, si perde di vista l’obiettivo fondamentale: vendere e occuparsi delle relazioni con i clienti esteri.

3 ambiti nei quali può esserti utile il supporto di una Assistente Virtuale Multilingue.

Sempre parlando con l’imprenditore ho scoperto che i suoi addetti commerciali si occupavano proprio di tutto e, quando gli ho fatto notare quanto tempo dedicassero alle attività laterali e quanto alle vendite, ho visto che stava iniziando a capire a cosa mi riferivo:

✅ Traduzioni: nelle piccole attività spesso le traduzioni commerciali, del materiale promozionale e a volte di interi cataloghi vengono affidate all’ufficio estero e questo comporta una notevole perdita di tempo. Tempo che invece potrebbe e dovrebbe essere dedicato ad attività ben più centrali e profittevoli per l’azienda. Senza contare che molto spesso chi si occupa di vendite trova noioso e inutile doversi anche occupare delle traduzioni e questo influisce sulla qualità delle stesse. Quanto tempo risparmierebbero i tuoi venditori se avessero già il materiale tradotto e in più lingue?

✅ Ricerche in lingua: altro aspetto che porta via una marea di tempo prezioso. Che sia lo studio dei competitor, la ricerca di nominativi o di informazioni sul paese di riferimento: sono tutte attività che possono essere facilmente delegate. Immagina quanto tempo risparmiato se i tuoi venditori avessero a disposizione dei report con le informazioni che servono…

✅ Follow Up: una delle fasi più delicate del processo di acquisto è proprio il follow-up. L’addetto commerciale di solito si preoccupa di ricontattare i potenziali clienti con cui è venuto in contatto, magari quelli a cui ha mandato un preventivo o che ha conosciuto direttamente, ma spesso ci si dimentica di farsi ricordare dai contatti di una fiera o da contatti che hanno mostrato interesse in modo indiretto. Ovviamente il contatto diretto con il commerciale di riferimento è sempre preferibile, ma immagina se ci fosse qualcuno che si occupa di aggiornare la lista contatti, di inviare mail di reminder o semplicemente mail di ringraziamento dopo una fiera…

E questi sono solo alcuni degli ambiti di collaborazione, ma ovviamente ce ne sono molti altri. L’Assistente Virtuale Multilingue è una sorta di consulente linguistica che si integra con il team aziendale per offrire supporto proprio dove serve.

Alla fine della chiacchierata ho convito l’imprenditore che un’Assistente Virtuale Multilingue non si sostituisce agli addetti esteri, anzi. Alleggerisce la loro mole di lavoro, in modo che abbiano il giusto tempo da dedicare alle vendite.

E tu? Sicuro che il tuo ufficio estero stia dedicando il giusto tempo alle giuste attività?